Inhoud
1 Conclusies en aanbevelingen 1
1.1 Conclusies 1
1.2 Aanbevelingen 2
2 Inleiding 4
3 De noodzaak van verbetering 5
3.1 De oorzaken 5
3.2 De kantelpunten 6
3.3 De gevolgen 8
4 Urgente werkgebieden 10
4.1 Kritische procesgebieden 10
5 Informatievoorziening 11
5.1 Een ordening van functionaliteit 11
5.2 Basisfuncties 12
5.2.1 Registratie, veredeling en beschikbaarheid van gegevens 12
5.2.2 Presentatie en toegang. 13
5.2.3 Documenten en hulpmiddelen 13
5.3 Directe ondersteuning 14
5.3.1 Interactie met de omgeving 14
5.3.2 Ondersteuning van de professionele medewerker 14
5.3.3 Sturing en verantwoording 15
5.4 Kennisondersteuning 15
5.5 Algemene kenmerken en prestatiecriteria 15
5.6 Kansen en consequenties 16
5.6.1 Kansen 16
5.6.2 Consequenties 17
6 Parallelle organisatie-ontwikkeling 19
1 Conclusies en aanbevelingen
1.1 Conclusies
Fundamentele aanpassing van de huidige informatievoorziening is noodzakelijk en is het logische gevolg van:
• Belangrijke verschuivingen in de maatschappelijke oriëntatie van de politie (fijnmazige politiezorg, oorzaak- en probleemgericht werken, maatwerk en resultaatsgerichtheid, enzovoort)
• Een toenemende interactie met de omgeving
• Complexiteit van en samenhang in veiligheidsvraagstukken
• De noodzaak tot samenwerking binnen de politie en met maatschappelijke partners
• De beperkingen van de huidige informatiesystemen.
De effectiviteit van het politiewerk wordt bepaald door het situationele karakter ervan. In reactie op de feitelijke en ervaren veiligheids- en criminaliteitsproblemen in haar omgeving levert de politie maatwerk in een mix van interventiemethoden.
Gevraagd wordt een informatievoorziening die:
• Enerzijds de flexibiliteit en het maatwerk in het dagelijkse situationele politiewerk ondersteunt en
• Anderzijds zodanig toekomstbestendig is dat veranderingen in werksoorten, werkwijzen, structuren en informatiebehoeften worden opgevangen
• Bovendien politiemensen ontlast van taakaspecten die niet tot hun kernkwaliteiten behoren (zoals, analyseren, coderen, veredelen, aggregeren van gegevens en administratieve verwerking). ‘meer en beter blauw’ lijkt hierdoor mogelijk.
De gewenste informatievoorziening voor het politiewerk heeft als algemene kenmerken:
• Ondersteunt politiemensen in de uitvoering van hun werk met de benodigde informatie, kennis en communicatiemogelijkheden, helpt hen bij het vastleggen van informatie, het uitvoeren van analyses en probleemdefinities, faciliteert de samenwerking met specialismen en partners en ondersteunt de maatschappelijke verantwoording van behaalde resultaten en gepleegde inzet
• Functionarissen als de ‘gebiedsagent’ en de ‘netwerker’ vormen de kleinste informatiecellen, waarop de organisatie van de informatievoorziening is gericht. Vanuit deze fijnmazigheid ondersteunt de informatievoorziening de ‘opschaling’ van gegevens en informatie naar gebruik in grootschalige werkverbanden (team-, districtsniveau, regionaal, interregionaal, en landelijk).
Prioriteit in de gewenste informatiefunctionaliteit ligt bij:
• Basisfuncties:
• Ontwikkelen van de gegevensarchitectuur (toegankelijkheid en beschikbaarheid van gegevensbestanden)
• De gebruikersinterface en documentbeheer.
• Directe ondersteuning van het werk:
• Interactie met de omgeving
• De ondersteuning van de professionele medewerker
• Sturing en verantwoording
• Kennisondersteuning; het ontsluiten en beschikbaar stellen van kennis en ervaring
De aanpassing van de informatievoorziening vraagt (nieuwe) deskundigheid, waaronder informatieanalyse en gegevens-management De ontwikkeling van informatieknooppunten in de regio’s is een eerste stap.
Wil de investering in de informatievoorziening effectief zijn, dan is ook investering in ook andere aandachtsgebieden van het NKP-model noodzakelijk. Proces- en resultaatsturing zijn nog zwak ontwikkeld.
De ontwikkeling van een samenhangende informatievoorziening ter ondersteuning van het politiewerk, die zowel binnen de politie als voor onze partners vruchten afwerpt, vereist continue aandacht en een duidelijke regie op het ontwikkelingsproces, zowel binnen de korpsen, als op landelijk niveau.
1.2. Aanbevelingen
De aanbevelingen zijn geclusterd naar de in hoofdstuk 5 gegeven
indeling van functionaliteiten; verwezen wordt naar de betreffende paragrafen.
De aanbevelingen betreffen enerzijds de korte termijn, aansluitend bij actuele behoeften en leidend tot praktische produkten of resultaten. Anderzijds gaan de aanbevelingen in op onderzoeken die nodig zijn voor de ontwikkeling van een robuuste en toekomstbestendige politie informatiearchitectuur
A
A Basisfuncties:
• Beschikbaarheid gegevens (5.2.1)
• Presentatie en toegang (5.2.2)
• Documenten/hulpmiddelen (5.2.3)
Ontsluiting
Ontsluit gegevensbestanden; experimenteer met zoekmechanismen – sluit aan bij praktische projecten (bijvoorbeeld in het kader van de aanpak van bovenregionale criminaliteit).
Onderzoek de mogelijk tot ontsluiting van gegevens bij partners betrek daarbij aspecten als eigendom, effectiviteit, volledigheid, beheer, doelmatigheid, uitwisseling, veiligheid, betrouwbaarheid, privacy en aansprakelijkheid.
Gegevensarchitectuur (registratie en veredeling)
Richt een omgeving (proefregio’s) in voor het opdoen van ervaring met registratie in natuurlijke taal en met veredeling en analyse van gegevens ten behoeve van beleidsdoeleinden. Betrek het EV-concept in de ontwikkeling van de gegevensarchitectuur.
Gegevensmanagement
Onderzoek – parallel aan de ontwikkeling van de gegevens-architectuur – de wijze waarop gegevensmanagement het meest effectief kan worden ingericht.
Gebruikersinterface
Realiseer landelijk een éénduidige presentatielaag en experimenteer met de adaptieve gebruikersinterface. Leg verbinding met de adviezen van TNO.
B Directe ondersteuning:
• Interactie met de omgeving (5.3.1.)
• Professionele medewerker (5.3.2.)
• Sturing en verantwoording (5.3.3.)
Frontoffice
Zoek een regio voor de ontwikkeling van de drempelverlagende en servicegerichte frontoffice (zie 5.3.1.) en zoek hierbij afstemming met het project ‘invoering 2e landelijke toegangsnummer’.
Wijkprofiel en wijkmonitor
Ontwikkel wijkveiligheidsprofielen en ontwikkel parallel daaraan een monitor voor gebruik op lokaal niveau. Betrek daarin de mogelijkheden voor ‘opschaling’ van gegevens en informatie voor gebruik op naar regio- en landelijk niveau.
Werkstroombeheersing
Richt een pilot in voor onderzoek naar de ondersteuning van beslismomenten, voortgangs- en kwaliteitsbewaking van werkstromen. Voorwaarde hierbij: een beschrijving van de betreffende cruciale werkprocessen op beslismomenten en kwaliteteitscriteria
Sturingsontwikkeling
Richt een project in voor de ontwikkeling van het sturend
vermogen in het uitvoerend politiewerk. Doelformulering,
resultaatsturing en leiderschap zijn hiervan de hoofdelementen.
Analyse en beschrijving van de kritieke werkprocessen met betrekking tot beslismomenten en kwaliteitscriteria zijn hier noodzakelijke randvoorwaarden
C Kennisondersteuning (5.4)
Kennisondersteuning
Ontwikkel praktijkgerichte kennisondersteuning en bepaal aan de hand van actuele behoeften de prioritering. Leg prioriteit bij ondersteuning van het uitvoerende politiewerk.
Tenslotte – de regie
Zet een duidelijke regie op het ontwikkelingsproces van de informatievoorziening. Het betreft hier een veranderingsproces, dat ook gevolgen zal hebben voor bestaande functies, werkwijzes en huidige informatiesystemen. Dit vereist een effectieve samenwerking, een goede coördinatie, een lange adem, maar vooral gezonde ambitie en durf.
2 Inleiding
De directe aanleiding van dit onderzoek is:
• De dringende noodzaak om de bestaande basisapplicaties te vernieuwen op basis van een integrale visie op de informatievoorziening binnen de politie.
• De noodzaak tot verkenning van wenselijke veranderingen in de
Informatievoorziening, ontstaan door vernieuwde werkwijzen en verschuivingen in de maatschappelijke oriëntatie van de politie in de basispolitiezorg .
Om hier zicht op te krijgen is onderzocht:
• Welke ontwikkelingen zich in de BPZ voordoen als antwoord op ontwikkelingen in de samenleving
• Welke werkprocessen in de BPZ worden uitgevoerd
• Hoe de sturing en verantwoording plaatsvindt
• Welke informatiemogelijkheden de huidige systemen bieden.
De aanpak is vastgelegd in de projectopdracht (bijlage 1)
De onderzoeksopdracht heeft betrekking op functionele wensen binnen de politie. Er is dus geen onderzoek verricht naar informatie-wensen bij politiepartners. Wel zijn functionele wensen van de politie voor de ondersteuning van de relatie met partners in kaart gebracht.
Dit rapport is het resultaat van:
• Gesprekken en workshops met betrokkenen bij de BPZ
(bijna 140 mensen; voor specificatie zie bijlage 8)
• Analyse van literatuur (ruim 140 documenten), waaronder een scan van de korpsbeschrijvingen (zie bijlage 9)
• Gesprekken met in- en externe deskundigen.
• Beoordeling en bijstelling van tussenresultaten en eindconcept in de klankbordgroep.
Dankzij dit (interactieve) proces zijn in dit rapport de ervaring en beleving van uitvoerenden en leidinggevenden van alle lagen van de organisatie terug te vinden. Hiermee verwachten we discussies over ‘waar of niet waar’ te vermijden.
De indeling van het rapport is gebaseerd de volgende vragen:
• Welke noodzaak is er om, vanuit de BPZ, de informatievoorziening te verbeteren? (hoofdstuk 3)
• Op welke onderdelen van het politiewerk moet de verbetering van de informatievoorziening betrekking hebben? (hoofdstuk 4).
• Welke informatiebehoeften hebben politiemensen? (hoofdstuk 5)
• Wat zijn de algemene en ‘infrastructurele’ kenmerken van de informatievoorziening? (hoofdstuk 5)
• Waar liggen kansen en wat zijn de consequenties. (hoofdstuk 5)
• Hoe verhouden deze prioriteiten in de informatievoorziening zich tot de andere aspecten van de bedrijfsvoering? (hoofdstuk 6)
Conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen in hoofdstuk 1.
3 De noodzaak van verbetering
3.1 De oorzaken
• Verandering in de samenleving
De samenleving is voortdurend in verandering en de politie moet zich hieraan steeds aanpassen. Een voorbeeld is de toenemende vraag naar informatie over wat de politie doet en hoe zij werkt door groeiende politieke interesse en sturing.
Daarnaast moet de politie haar wijze van taakuitvoering steeds toetsen en aanpassen aan maatschappelijke verwachtingen. Voorbeelden zijn nieuwe opsporingsmethoden voor nieuwe vormen van criminaliteit en het opzetten van samenwerkingsverbanden met partners in veiligheid.
• Verandering in de taakuitvoering
De wettelijke taakopdracht van de politie – zoals omschreven in de Politiewet – is stabiel , maar de wijze waarop de politie deze taak uitvoert, is veranderlijk. De politie was en is gefocust op de rol van wetshandhaver met het brandpunt in het justitiële domein. De laatste jaren combineert de politie deze taakuitvoering (in de vorm van ‘crimefighting’) met activiteiten in het maatschappelijke domein. Het bijdragen aan integrale veiligheidszorg, zoals in wijkzorg/ gebiedsgebonden werken, is daarvan een voorbeeld.
• Tekortkomingen in de informatievoorziening
De huidige informatievoorziening is opgezet vanuit de behoefte taken en documenten te ondersteunen en activiteiten te kunnen verantwoorden. De opsporingsfunctie wordt ondersteund met criminele achtergrondinformatie. Naar de beleving van de gebruikers biedt de huidige informatievoorziening onvoldoende ondersteuning bij zowel crime-fighting als bij integrale veiligheidszorg.
• Technologische ontwikkelingen
De snelle ontwikkelingen op informatie-technologisch gebied creëren nieuwe mogelijkheden in de samenleving. Voor het behoud van haar effectiviteit en legitimiteit is het noodzakelijk dat de politie die ontwikkelingen bijbeent. Nieuwe technische mogelijkheden kunnen de politietaak ondersteunen.
3.2 De kantelpunten
Binnen de korpsen doen zich – door allerlei achterliggende oorzaken -overeenkomstige markante ontwikkelingen voor. Bij zulke ‘kantelpunten’ wordt een oude situatie niet door een nieuwe vervangen, maar is veelal sprake van een toevoeging.
A Interactie met de omgeving:
Van Naar
De regie op veiligheid bij de politie De regie op veiligheidszorg bij het bestuur en de regie op de uitvoering bij de politie
Justitiële / juridische gerichtheid Maatschappelijke / bestuurlijke gerichtheid
Crimefighting Community policing
Intern gericht Netwerkgericht
Interne professionaliteit Professionele klantencontacten
B Aandacht voor complexiteit in en samenhang van gebeurtenissen:
Van Naar
Nadruk op reactie en repressie Preventie en proactie
Incidenten sec Incidenten in hun context (samenhang van gebeurtenissen, partijen, profielen)
Zaakgericht Oorzaak- en probleemgericht
Reageren op incidenten Anticiperen op veiligheidsproblemen
Feiten Aannames, hypotheses, beleving
C Organisatie-aanpassing ten behoeve van flexibiliteit en resultaten:
Van Naar
Sturen op activiteiten en output Sturen op resultaat en effect
Beheersen (command & control) Leren (compare & contrast)
Concentratie op bulkwerk Leveren maatwerk (projecten) en kennis
Activiteitgericht Procesgericht (organisatieoverstijgend)
Vaste teams Tijdelijke projecten
D Aansluitende eisen aan de informatievoorziening
Van Naar
Informatie voor politiegebruik Informatie voor veiligheidszorg
Kwantitatief (stapelinformatie) Kwalitatief (probleemperceptie)
Geografisch en functionele begrenzing (Inter)nationale en multi-disciplinaire ontsluiting
Registratie volgens coderingen Registratie in natuurlijke taal
De kantelpunten zijn verder uitgewerkt in bijlage 3.
De huidige informatiesystemen die de basispolitiezorg ondersteunen , sluiten slechts beperkt aan bij deze kantelpunten (‘Gids’ is hierop een bescheiden uitzondering). In onderstaande grafiek is aangegeven in welke mate de huidige informatiesystemen de kantelpunten ondersteunen.
Deze beperkte ondersteuning is gedeeltelijk een gevolg van het feit dat ‘aanpassing’ tijd vraagt en altijd ‘te lang duurt’. Daarnaast speelt een rol, dat geen integrale regie wordt gevoerd op de organisatie- en informatieontwikkeling die door genoemde veranderingen wordt veroorzaakt.
Medewerkers en leidinggevenden in de BPZ ervaren dan ook aanzienlijke problemen met de huidige informatievoorziening.
Ook in het huidige routinewerk doen zich knelpunten voor: politiemensen besteden erg veel tijd (tot 50% van hun werktijd) aan invoer, bevraging en aanmaak van documenten en overzichten. Zij vragen zich af wat het nut van al die invoerinspanningen is en voelen zich beperkt door de inflexibiliteit van systemen. Zij ervaren de verschillen tussen de diverse systemen als lastig. De leerinspanning is hoog, waardoor een goed en volledig gebruik niet haalbaar is.
Een inventarisatie van knelpunten is weergegeven in bijlage 5.
3.3 De gevolgen
• Wisselende mix
Voor de uitvoering van haar taak heeft de politie een toenemend aantal interventiemethoden tot haar beschikking, zoals controles, ordehandhaving, opsporing (waaronder bijzondere opsporings-methoden), toezicht, reactie op noodhulpvragen, bemiddeling, verwijzing, voorlichting en preventie-adviezen. De politie past deze methoden in elke regio toe in wisselende samenhang, tijd, frequentie en plaats. Geografische diversiteit maakt dat de mix van interventiemethoden steeds verschilt, zelfs van wijk tot wijk. Deze mix is dus dynamisch en wordt bepaald door allerlei veranderlijke omgevingsvariabelen. Er sprake van situationeel politiewerk. Juist nu er sprake is van maatwerk, is voor de burger voorspelbaarheid en betrouwbaarheid in politieoptreden een belangrijke waarderingsfactor.
• Ontwikkeling BPZ
In de BPZ is de ontwikkeling naar wijkzorg/gebiedsgebonden werken actueel. De politie wil oorzaak- en probleemgericht, fijnmazig en integraal aan veiligheidsvraagstukken werken. Samenwerking met partners is daarbij een uitgangspunt. Er ontstaan nieuwe inzichten en daardoor nieuwe functies, nieuwe werkwijzen, werkprocessen en organisatievormen. Er is behoefte aan een nieuw instrumentarium en aangepaste informatievoorziening om die ontwikkelingen te ondersteunen.
• Toekomstvastheid door flexibiliteit
De recente ontwikkeling naar wijk/gebiedsgebonden werken vergt de nodige tijd in uitwerking en implementatie. Zeker is dat deze ontwikkeling op enig moment wordt geflankeerd, dan wel ingehaald, door nieuwe ontwikkelingen. Over twee jaar is dat misschien ‘global policing’ of toch (een vorm van) zero-tolerance. Met wellicht weer nieuwe inzichten, werkwijzen, organisatievormen en behoeften.
De ontwikkeling van de informatievoorziening moet daarom niet slechts gericht zijn op ondersteuning van het werk in de basispolitiezorg, maar op ondersteuning van het POLITIEWERK.
Daarbij wordt niet voorbij gegaan aan de oorspronkelijke opdracht van dit project. De ontwikkelingen in de basispolitiezorg stellen actuele eisen aan de informatievoorziening. Deze zijn zichtbaar gemaakt aan de hand van de kantelpunten in de rol en werkwijze van de politie.
Dit rapport brengt samenhang aan tussen een belangrijke trend van nu (ontwikkeling van de BPZ) en een toekomstbestendig informatie-instrumentarium voor het politiewerk. Zo wordt recht gedaan aan de dynamische taakuitvoering van de politie en de maatschappelijke vraag om betrokkenheid, aandacht en integriteit van nu en van later.
In het volgende hoofdstuk is aangegeven voor welke werkgebieden de verbetering van de informatievoorziening het meest urgent is.
4 Urgente werkgebieden
In overleg met een groot aantal medewerkers en leidinggevenden uit de BPZ is een procesanalyse uitgevoerd. Gezamenlijk is vastgesteld welke processtappen – ofwel procesmodules – in de uitvoering en aansturing van het werk kritisch zijn. Met andere woorden: welke processtappen zijn belangrijk, maar worden in de huidige informatievoorziening onvoldoende ondersteund.
Toelichting en uitwerking van deze procesanalyse zijn opgenomen in bijlage 6 van dit rapport.
4.1 Kritische procesgebieden
In de werkprocessen, of dit nu de afhandeling van een verkeersongeval, een burenruzie of het verrichten van toezicht betreft, blijkt steeds dat de prioriteit in de verbetering van de informatievoorziening (en de bijbehorende organisatie-ontwikkeling) ligt bij de ondersteuning van de:
• Interactie met de omgeving; contacten met publiek en partners, bereikbaarheid (frontoffice), maken van afspraken met partners, vastleggen van waarnemingen, behandelen klachten, verlenen van nazorg (onder andere terugkoppeling voortgang en afhandeling)
• Professionele medewerker in het raadplegen van informatiedossiers; achtergrondinformatie, risicoprofielen, ervaringskennis, draaiboeken, protocollen en afspraken
• Sturing en verantwoording; prestatiemetingen, maken van bedrijfsplannen en rapportages over resultaten en inspanningen.
Naast deze procesgebieden ervaren de gebruikers de beschikbaarheid en presentatie van gegevens als knelpunt.
Zij wensen een grotere toegankelijkheid en functionaliteit van gegevensbestanden (zoek- en combinatiemogelijkheden)
In het volgende hoofdstuk is aangegeven welke functionaliteiten medewerkers op deze kritische gebieden vragen.
5 Informatievoorziening
5.1 Een ordening van functionaliteiten
De oriëntatie op de ‘kantelpunten’, de werkprocessen en de aansturing ervan heeft een scala aan informatiewensen opgeleverd. Deze wensen zijn logisch geordend in drie groepen:
• Basisfuncties
Het betreft functionaliteit als basis van een robuuste, flexibele en toekomstvaste informatievoorziening. Deze behoort als het ware tot de ‘vanzelfsprekende infrastructuur’. Deze groep van functionaliteiten moet effectief en ‘onzichtbaar’ voor de gebruiker zijn georganiseerd. Ze liggen op het vlak van:
• Registratie, veredeling en beschikbaarheid van gegevens;
ofwel de ontwikkeling van een gegevensarchitectuur
• Presentatie en toegang
• Documenten en hulpmiddelen
• Directe ondersteuning
Het betreft functionaliteit die de uitvoering en sturing van het werk direct ondersteunt. Het betreft de kritische procesgebieden:
• Interactie met de omgeving
• Ondersteuning van de professionele medewerker
• Sturing en verantwoording
• Kennisondersteuning
Het gaat hierbij om functionaliteit voor het vastleggen en beschikbaar stellen van kennis en ervaring, als algemene ondersteuning van het politiewerk.
Vanuit deze ordening van functionaliteiten zijn tenslotte enkele algemene kenmerken en prestatiecriteria van de informatievoorziening geïnventariseerd.
5.2 Basisfuncties
5.2.1 Registratie, veredeling en beschikbaarheid van gegevens
A Verantwoorde ontsluiting
Veiligheidszorg strekt zich uit over meerdere organisaties en partijen. Er is dus behoefte aan ontsluiting van interne en externe gegevensbronnen en uitwisseling van gegevens tussen in- en externe partijen. Veel gegevens die de politie gebruikt, zijn opgeslagen in externe bronnen (bijvoorbeeld persoonsgegevens – GBA; kentekengegevens – RDW; telefoongegevens – PTT; bedrijvengegevens – KvK, enzovoort) Verantwoorde ontsluiting van deze bronnen kan vastlegging en beheer van kerngegevens voor de politie aanzienlijk beperken (en dus ook kosten). Anderzijds mag worden verwacht dat externe partners in toenemende mate politiebronnen willen raadplegen. Hier liggen dus ook vragen over beheersbaarheid en veiligheid van gegevens, maar ook over gegevenseigendom en daaraan gekoppelde verantwoordelijkheden en consequenties.
B Gegevensarchitectuur
Situationeel politiewerk vereist inzicht in feiten en beleving van veiligheid, leefbaarheid en maatschappelijke integriteit; elk met hun geëigende invalshoek. Voor situationeel politiewerk, vaak in samenwerking met interne specialisten en externe partners, zijn een oorzaakanalyse en probleemdefinitie kritische succesfactoren.
Dit vraagt een gegevensarchitectuur met de volgende kenmerken:
• Registreren van de waarneming (meldingen, incidenten en gebeurtenissen) in natuurlijke taal en eenmalig. De frontlinewerker kan zijn/haar verhaal vertellen (zowel zachte als harde informatie) en wordt niet belast met codering en veredeling
• Veredeling van deze waarnemingen, zodanig dat analyse en probleemperceptie onder verschillende invalshoeken mogelijk zijn; waarbij het incident of de gebeurtenis in de oorspronkelijke context bewaard blijft. Het betreft hier kwantitatieve en kwalitatieve informatie, feiten en beleving
• Vanuit de waarneming in de kleinste informatiecel (bijvoorbeeld de wijkcoördinator of netwerker) is – na veredeling – ‘opschaling’ van analyse en probleemperceptie mogelijk (bijvoorbeeld interregionale aanpak van uitgaansgeweld in combinatie met het voor handen hebben van en/of gebruik van (vuur)wapens)
• Bewaking van de betrouwbaarheid en consistentie van (bron)gegevens vindt met behulp van kennisregels en protocollering plaats. De informatievoorziening is zodanige ingericht dat deze uitnodigt tot juiste invoer
• Zoekvragen kunnen in natuurlijke taal worden gesteld. De vrager bepaalt de zoekvragen, waardoor de ontsluiting van informatie gelijke tred kan houden met de invoer en verrijking van gegevens. De beperkte zoektijd motiveert en is efficiënt
• Minimale invoertijd. Zeker bij mobiel werken is dit een kritische succesfactor. Op termijn mogelijk middels spraakherkenning (C2000: integratie spraak- en dataverkeer).
Dit brede scala aan gewenste functionaliteiten maakt ook zichtbaar dat naast de huidige entiteiten nieuwe entiteiten in de informatievoorziening ondersteund moeten worden. Voorbeelden zijn zorggebied, partij, (sociale) verbanden, gebeurtenis, netwerk, werk-/projectplan, maatregel; afspraak …(zie bijlage 6).
Deze essentiële verandering in aard en vorm van basisregistratie betekent niet dat de huidige gegevensbestanden nutteloos zijn. Ook de huidige gegevens moeten beschikbaar blijven voor verrijking ten behoeve van probleemanalyse vanuit diverse invalshoeken. Zo wordt voorkomen dat er ondanks de bewaartermijn van 3 tot 5 jaar een ‘gat’ in de gegevensopslag ontstaat.
5.2.2 Presentatie en toegang
De architectuur moet voor de gebruiker ‘onzichtbaar’ zijn en behoort
als het ware tot de ‘vanzelfsprekende infrastructuur’. De
informatiehuishouding presenteert zich aan de gebruikers in alle
korpsen als één logisch geheel in de vorm van een gestandaardiseerde gebruikersinterface.
De presentatie is lokaal af te stemmen op de functie/rol van de gebruiker. De gebruikersinterface is gemakkelijk te bedienen en geeft op eenvoudige wijze toegang tot de noodzakelijke gegevensbestanden en applicatie(componenten). Een adaptieve gebruikersinterface houdt rekening met de eerdere leerervaringen van de gebruiker en biedt dus maatwerk. Belangrijk is ook dat inleertijd bij verplaatsingen, detacheringen en grootschalige werkverbanden tot een minimum wordt beperkt.
5.2.3 Documenten en hulpmiddelen
De administratieve verwerking van de vele documenten in het politiewerk wordt inmiddels intensief ondersteund. Medewerkers wensen verbeteringen op de volgende aspecten:
• Het vanuit de vrije tekst genereren van documenten (en documentbestanddelen).
• Actieve ondersteuning bij het invullen van documenten.
• Maatwerk in aangiftes en dossieropbouw, afhankelijk van ernst en omvang van het delict.
• Ontwikkeling van het ‘virtuele dossier’: elektronische beschikbaarheid van dossiergegevens met de mogelijkheid van een fysieke ‘uitdraai’ wanneer het werkproces dit verlangt (vaak verderop in de justitiële keten).
Standaardisatie is mogelijk en bezien vanuit de gebruikerswensen ook noodzakelijk. Het ondersteunt de mobiliteit van mensen en de uitwisselbaarheid en gegevens en levert daardoor kwalitatief betere informatie en efficiencyvoordeel op. Kies daarom voor één set hulpmiddelen zoals tekstverwerker, spreadsheet, presentatie, mailfunctie en dergelijke. Kies gangbare software, dit is effectief door herkenbaarheid (‘ik gebruik het thuis ook’) en uitwisselbaarheid en is efficiënt in aanschaf, beheer en inleertijd. Standaardiseer ook het versiebeleid.
5.3 Directe ondersteuning
5.3.1 Interactie met de omgeving
De politie is sterk afhankelijk van de bereidheid van burgers en publieke instanties tot het verstrekken van informatie. Deze bereidheid hangt samen met de waardering voor de werkwijze en resultaten van de politie. Daarom is een drempelverlagende en servicegerichte functionaliteit (frontoffice) gewenst:
• Het gemakkelijk kunnen doen van aangiftes, meldingen en verstrekken van informatie aan de politie (telefoon/internet)
• Ondersteuning van de publieksfunctie bij de 100 meest gestelde vragen (interactieve vraagbaak in de wijk; via internet e.d.)
• Agenda- en relatiebeheer, waarin niet alleen afspraken worden vastgelegd en gevolgd, maar ook de noodzakelijke terugkoppeling naar de burger over diens melding, de voortgang van een zaak of proces wordt vormgegeven en bewaakt.
• Presentatie van behaalde resultaten en aan het gezag, burgers, doelgroepen, partners en personeel.
5.3.2 Ondersteuning van de professionele medewerker
Situationeel politiewerk vraagt in de uitvoering de volgende ondersteuning van de informatievoorziening:
• Gevraagde en ongevraagde presentatie van relevante achtergrondinformatie, zoals gevarenclassificatie, antecedenten, verblijfsstatus, openstaande boetes, te betekenen stukken, afspraken, vergunningen, ontheffingen, ontzeggingen, enzovoort.
Dit geldt te meer waar snelheid en tijdigheid worden gevraagd, zoals bij noodhulpvragen, controles, toepassing zero-tolerance en dergelijke (automatische presentatie van achtergrondinformatie op persoon, geboortedatum, adres, datum, type ‘overtreding’ in samenhang met geografisch gebied)
• Presentatie van relevante en actuele gebiedsgerichte informatie afhankelijk van het profiel van de medewerker. Ofwel antwoord op de vraag: ‘ wie woont er in mijn gebied en waar is hij/zij betrokken bij geweest?’ – ook buiten het eigen gebied en regio
• Opbouw en onderhoud van (wijk)veiligheidsprofielen, criminaliteitsbeelden en/of informatiedossiers. Hierin worden, op basis van algemene omgevingskenmerken in combinatie met operationele kennis over feiten, gebeurtenissen en beleving hiervan, beelden geschetst van de situatiespecifieke veiligheidsrisicofactoren (personen, groepen, objecten, locaties, evenementen, bedrijvigheid, enzovoort).
Voorwaarde voor effectiviteit is de mogelijkheid voor ‘opschaling’
van gegevens en informatie t.b.v. grootschalige werkverbanden
(team- en districtsniveau, regionaal, interregionaal en landelijk)
• Opbouw en onderhoud van een netwerkkaart, waarop aangegeven de deskundigheid van interne specialisten en externe partners, hun taak en rol in relatie tot het
Veiligheidsdomein en hun bereikbaarheid en contactpersonen.
• Ondersteuning van voortgangs- en kwaliteitsbewaking van de werkstromen en de uitvoering van projecten. Voorwaarde hiervoor is dat de cruciale werkprocessen doordacht en beschreven zijn op beslismomenten en kwaliteitscriteria – vormgegeven in protocollen en draaiboeken.
• Mogelijkheid documenten te volgen en op te sporen en te voorzien van statusinformatie in de procesgang.
5.3.3 Sturing en verantwoording
Voor de besturing van het politiewerk en de verantwoording van werkwijze en resultaten is de volgende functionaliteit benodigd:
• Vastleggen, volgen en (terug)zoeken van (beleids)afspraken met de omgeving (bestuur, partners, burgers en medewerkers)
• Presenteren van inzicht in samenhang van beleidsinformatie (doelstellingen en beoogde resultaten), gepleegde inspanningen (tijd en/of aantallen) en behaalde resultaten en de waardering hiervan. Zo kan bepaald worden in hoeverre met de gepleegde inspanningen het beoogde resultaat is bereikt
• Aggregatie van managementinformatie voor doelgroepen en zodanig dat medewerkers hiermee niet onnodig belast worden
• Monitoring van de waardering van de dienstverlening van de politie (in relatie tot beoogde doelen en behaalde resultaten).
5.4 Kennisondersteuning
Het betreft hier het ontsluiten en beschikbaar stellen van kennis voor de politiebranche als algemene ondersteuning van het politiewerk.
• Modellen voor protocollen en draaiboeken in kader van grootschalig optreden, gijzelingen, rampen, bijzondere opsporingsmethoden en resultaten en kwaliteitscriteria (landelijke beleidsthema’s bieden mogelijk een raamwerk voor regionale protocollen)
• Interactieve juridische procesondersteuning van het politiewerk (bijvoorbeeld zakboek hovj; vragen over jurisprudentie)
• Vastleggen en beschikbaar stellen van leerervaringen, ‘best practices’ en/of verwijzingen daarnaar
• Resultaten van fenomenologisch onderzoek naar veiligheid, leefbaarheid en maatschappelijke integriteit – hier ligt een relatie naar wetenschappelijk onderzoek en het gebruik van ‘open bronnen’. Deze resultaten vormen input voor het (regionale) politiebeleid en zijn een referentiekader voor de ontwikkeling van veiligheidsprofielen en criminaliteitskaarten in de regio’s.
5.5 Algemene kenmerken en prestatiecriteria
De geschetste functionaliteiten zijn samen te vatten in enkele algemene kenmerken van de informatievoorziening voor het politiewerk.
• De informatievoorziening ondersteunt politiemensen in de uitvoering van hun werk met de benodigde informatie, kennis en communicatiemogelijkheden, helpt hen bij het vastleggen van gegevens, het uitvoeren van analyses en probleemdefinities, faciliteert de samenwerking met specialismen en partners en ondersteunt de maatschappelijke verantwoording van behaalde resultaten en gepleegde inzet.
• Binnen de informatievoorziening vormen functionarissen als de ‘gebiedsagent’/’netwerker’ de kleinste informatiecellen waarop de organisatie van de informatievoorziening is gericht. Vanuit deze fijnmazigheid ondersteunt de informatievoorziening de opschaling van gegevens, informatie en kennis voor gebruik in grootschaliger werkverbanden (team-, districtsniveau, regionaal, interregionaal en landelijk)
Prestatiecriteria zijn:
• Robuust:
24 uur per dag betrouwbaar en bedrijfszeker met een minimaal uitvalpercentage, gedifferentieerd naar bedrijfsactiviteit, maar hoogstens 0,05%
• Toekomstvast:
ondersteunt wijzigingen in werkmethodieken, werkprocessen en organisatiestructuur
• Flexibel:
is in de toepassingen snel aanpasbaar aan de specifieke situatie
• Gebruikersvriendelijk:
presenteert zich op alle werkplekken als één logisch geheel; overzichtelijk, gemakkelijk in bediening, eenduidig in presentatie en snel aan te leren
• Veilig:
voorkomt oneigenlijk gebruik en misbruik van gegevens, informatie en kennis
• Consistent:
voorziet in een betrouwbare en logische samenhang van gegevens, vergelijkbaar in tijd en plaats en levert deze accuraat en tijdig
• Landelijke ontsluiting:
kent geen geografische en/of regionale begrenzingen en ondersteunt samenwerkingsverbanden en netwerken.
5.6 Kansen en consequenties
5.6.1 Kansen
De voorgaande paragrafen maken duidelijk waar kansen liggen in de ontwikkeling van de informatievoorziening voor het politiewerk:
• Het ondersteunen van de huidige ontwikkelingen in het politiewerk door verbeteren/vergroten van:
• Effectieve en servicegerichte publiekscontacten
• Inzicht in achtergronden, oorzaken, betrokkenheid, samenhang en mogelijke aanpak van veiligheidsproblemen en criminaliteit
• Lokale kennis (feitelijk risicofactoren, ook achter de problemen: onrust, spanningen, ‘pappenheimers’ en ‘raddraaiers’, enzovoort)
• Kennis van in- en extern specialismes (in relatie tot kennen van eigen beperkingen)
• Systematisch meten van het effect en de waardering van ondernomen acties.
• De ondersteuning van het gehele politiewerk (bottom-up en integraal), zonder beperkingen voor werkwijze en organisatie van het politiewerk, door:
• Ondersteuning samenwerking en informatieuitwisseling binnen de politie en met partners
• Effectuering van het ‘opschalingsprincipe’ van gegevens en informatie.
• Het beschikbaar krijgen van ‘beter en meer blauw’ voor het uitvoerende politiewerk door:
• Ondersteuning vakmanschap en effectieve inzet;
• Vereenvoudiging gegevensinvoer en documentopmaak (minder tijd nodig)
• Uitvoerende medewerkers niet te belasten met analyse en veredeling van gegevens.
5.6.2 Consequenties
A Regie op ontwikkelingen (informatiemanagement)
Van de informatievoorziening wordt gevraagd dat deze het politiewerk en de samenwerking met partners ondersteunt. Dit vraagt een duidelijke regie op het ontwikkelingsproces. Deze regierol ligt bij het politiemanagement dat verantwoordelijk is voor de bedrijfsprocessen en de bedrijfsresultaten. De managers kunnen deze verantwoordelijkheid invullen door gebruik te maken van een onafhankelijke informatiearchitect. Deze levert samen met de gebruiker het ‘bestek’ op. Hij bewaakt tijdens ‘de bouw’, samen met de opdrachtgever en de gebruiker, de effectiviteit en kwaliteit van de oplevering.
B De agent(e)/rechercheur krijgt meer tijd voor de kerncompetenties
Het registreren van waarnemingen in natuurlijke taal (en éénmalig), in combinatie met efficiëntieverbeteringen bij documentopmaak, levert een aanzienlijke tijdsbesparing voor elke agent(e) en rechercheur.
Deze registratievorm sluit bovendien aan bij de specifieke talenten van politiemensen, zoals surveilleren, bemiddelen, onderhandelen, verhoren en actief ingrijpen. Het analyseren, coderen, veredelen en aggregeren van gegevens en de administratieve verwerking hiervan behoren (terecht) niet tot hun kerncompetenties.
C Informatieanalisten en informatiemakelaars
In elke regio is analyse- en veredelingsdeskundigheid nodig. Verbijzondering van werkzaamheden in functies als informatieanalist en informatiemakelaar kan hieraan bijdragen. Deze deskundigen analyseren en veredelen de waarnemingen en observaties van politiemensen en leggen deze op zodanige wijze vast dat probleem-analyse vanuit meerdere invalshoeken mogelijk is, ook achteraf. Bovendien identificeren en raadplegen zij aanvullende gegevensbronnen, die relevant zijn voor een onderzoek of probleem-verkenning. Informatie-inwinning, analyse- en veredelings-deskundigheid dient voor de aanpak van veiligheidsproblemen beschikbaar te zijn; al dan niet misdaadgerelateerd. Deze behoefte is de achtergrond van de opzet van de ‘infodesks’ en ‘informatie-knooppunten’. Zo ontwikkelen de informatieknooppunten zich als Informatiemakelaar; als een tussenpersoon stemmen zij – met kennis van zaken – vraag naar en aanbod in informatieproducten op elkaar af. Het lijkt logisch en vanzelfsprekend deze ontwikkeling – aangepast en parallel aan de ontwikkeling van een gegevensarchitectuur voor het politiedomein – met kracht door te zetten.
D Gegevensmanagement
Een gegevensarchitectuur leidt tot samenhangende en consistente gegevensbestanden. Hierbij komen managementaspecten aan de orde met betrekking tot eigendom van gegevens, kwaliteit, betrouwbaarheid, volledigheid, veiligheid, privacy, aansprakelijkheid, uitwisseling en (beheer)kosten. Met de ontwikkeling van een gegevensarchitectuur moet ook het gegevensmanagement binnen de politie worden ingericht. Wat de meest effectieve manier van gegevensmanagement is, vergt nader onderzoek. Op concernniveau ligt tenminste een coördinerende regierol.
E Kosten – opbrengsten
De baten liggen op de volgende vlakken:
• Behoud en verbetering van het imago en de legitimiteit
Heel feitelijk gaat het om betere beleidsadviezen, verbeteren bereikbaarheid/herkenbaarheid en service, vergroten lokale kennis, betere samenwerking en uitwisseling van informatie, het tegengaan van procedurefouten, grotere tevredenheid m.b.t. Afhandeling van zaken, enzovoort.
• Efficiency en effectiviteit
‘Meer en beter blauw’ voor de uitvoering van het politiewerk; gerichte probleemaanpak en het vergroten van de pakkans (meer boeven vangen).
• Vermindering van afbreukrisico
In samenwerkingsafspraken en uitwisselingsconvenanten wordt juridische aansprakelijkheid goed geregeld.
• Verbinding met de samenleving
Door de in de samenleving beschikbare en gebruikte technologie zelf toe te passen, blijft de politie up to date en houdt zij verbinding met (ontwikkelingen in) de samenleving.
De directe kosten liggen in het ontwikkelingsproces en het beheer, maar ook in de geschetste (nieuwe) functies. Dit laatste moet gerelateerd worden aan de tijdwinst die uitvoerende medewerkers boeken, doordat zij minder belast zijn met gegevensinvoer en -bewerking. Naast de effectiviteitsvoordelen is daardoor tevens efficiencyvoordeel te verwachten.
De kosten moeten gezien worden als investering en gerelateerd worden aan de gebruikelijke verschuiving naar ICT-kosten in de kostenpatronen van organisaties.
6 Parallelle organisatie-ontwikkeling
Het ontwikkelen van de informatievoorziening is effectief in combinatie met de bijbehorende organisatie-ontwikkeling. Het door de politie gehanteerde NKP-model helpt daarbij. Het model richt de aandacht op essentiële aspecten van de bedrijfsvoering.
A Integrale samenhang
Wil de investering in de informatievoorziening effectief zijn, dan is parallelle investering in de andere organisatieaandachtsgebieden van het NKP-model noodzakelijk.
B Gefaseerde ontwikkeling
Het fase-model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit geeft aan dat organisaties zich via een aantal logische fases ontwikkelen. De politie is een organisatie met kenmerken van een product-oriëntatie (fase 1), met een groeiende aandacht voor proces- en keten-oriëntatie (fase 2 tot 4). Dit blijkt uit het streven naar een probleemgerichte aanpak, naar een integrale benadering en samenwerking met partners. Dit streven moet z’n beslag krijgen in de informatievoorziening (zoals ook blijkt uit de analyse van kritische procesgebieden in hoofdstuk 3).
C Externe oriëntatie
Het NKP-model kenmerkt zich door een externe oriëntatie, de focus op klanten en maatschappij, omdat deze het bestaan van de organisatie legitimeren.
D Resultaatgerichtheid en sturing
De resultaat-aandachtsgebieden van het NKP-model benadrukken dat het om het resultaat in brede zin draait. De sturing van de organisatie zal zich daar op richten. Uit het onderzoek is gebleken dat gerichte sturing drie belemmeringen kent:
• te weinig samenhang tussen beleidsplannen op korpsniveau en de plannen op uitvoerend niveau
• beperkte definiëring van resultaat (output en outcome) op uitvoerend niveau
• incidentele onderkenning van mogelijkheden tot proces- en resultaatsturing op uitvoerend niveau
Hierdoor ontstaat het risico dat door verbetering van de informatievoorziening de organisatie weliswaar aan vaardigheid wint, maar dat deze vaardigheid niet doelgericht wordt benut.
In bijlage 7 is hiertoe een voorstel geformuleerd
Voorwoord
Het project Basis Informatievoorziening Regiopolitie (BIR) is uitgevoerd in opdracht van het Platform ICT en in samenwerking met het Platform Basispolitiezorg. Deze opdracht past binnen het kader van een voorstel tot visieontwikkeling op de informatievoorziening van de politie, zoals goedgekeurd door de voorzitters van de politieberaden in de vergadering van 20 november 1998.
In de uitvoering van het project zijn betrokkenheid, draagvlak en commitment kernbegrippen. Het resultaat wat nu voor u ligt, is het gevolg van intensieve participatie van medewerkers vanuit alle regio’s. Daar ligt immers de vakinhoudelijke deskundigheid, die is vereist voor het formuleren van de gewenste informatiebehoefte in de uitvoering van het politiewerk.
Wij hebben hierbij een grote bereidwiligheid tot medewerking en veel enthousiasme in het uitwerken van thema’s aangetroffen.
Dit heeft ons enorm gestimuleerd en soms de hoge tijdsdruk doen vergeten.
Wij zijn trots op het resultaat, onze hartelijke dank hiervoor,
juni 1999,
de projectleider BIR,
John Warmerdam
Projectleden:
Jan B.
Winnie van B
Jan de B.
Chris D.
Peter van D.
René F.
Nico H.
Onze jongste had meer aandacht voor de twee jongedames voor ons, geholpen door het gebrek aan beenruimte op rij 24 Midden Linksboven op de bomvaste kuipstoeltjes. 
